ในการใช้งานอีเมล (Email) ของบริษัท หรือการใช้งานอีเมล (Email) ส่วนตัว แน่นอนว่าในแต่ละวันจะได้รับข้อความทั้งที่เป็นเรื่องสำคัญและไม่สำคัญ เช่น เอกสารการประชุม เอกสารการเงิน ข้อความที่เป็นธุรกรรมต่างๆ หรืออื่นๆอีกมากมาย ซึ่งแน่นอนว่าเมื่อมีจดหมายเป็นจำนวนมากเข้ามาโดยเฉพาะของบริษัทนั้นจะมีข้อความของแต่ละแผนก ข้อความของบริษัทคู่ค้าหรือลูกค้า ข้อความการประชุม หรืออื่นๆเป็นจำนวนมากส่งเข้ามาและข้อความเหล่านั้นก็ล้วนแตกต่างในเรื่องกันออกไป บางครั้งเมื่อต้องการใช้งานหรือหาอีเมล (Email) ใดอีเมล (Email) หนึ่ง คุณจะต้องมาหาทีละอันในจำนวนจดหมายมากมายนั้นซึ่งเป็นการเสียเวลามาก

ดังนั้นจะดีกว่ามั้ยถ้าคุณสร้าง Folder และ Subfolder (โฟลเดอร์ย่อย) เพื่อแยกเอกสารออกเป็นส่วนๆ การทำแบบนี้จะทำให้ง่ายต่อการค้นหาอีเมล (Email) หรือ เอกสารต่างๆที่คุณต้องการ อีกทั้งยังแบ่งเป็นสัดส่วนเมื่อต้องการลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นก็สามารถทำได้ง่ายดาย

วิธีการสร้าง Subfolder เพื่อเก็บข้อมูล Email ใน Thunderbird

1.เปิดโปรแกรม Mozilla ThunderBird ขึ้นมา

2.คลิกขวาที่ “Inbox” (กล่องจดหมาย) ที่ต้องการสร้าง Folder จากนั้นเลือก “New Folder” (แฟ้มใหม่) เพื่อสร้าง

3.จากนั้นจะมีหน้าต่างให้ตั้งชื่อ Folder ให้ทำการตั้งชื่อตามที่คุณต้องการ จากนั้นคลิก “Create Folder” (สร้างโฟลเดอร์)

4.จากนั้นคลิกขวาที่ Folder ที่คุณสร้างไว้ หรือที่คุณต้องการสร้าง Subfolder (โฟลเดอร์ย่อย) > จากนั้นเลือก “New Subfolder” (โฟลเดอร์ย่อยใหม่)

5.จากนั้นจะมีหน้าต่างให้ตั้งชื่อ Subfolder (โฟลเดอร์ย่อย) ให้ทำการตั้งชื่อตามที่คุณต้องการ จากนั้นคลิก “Create Folder” (สร้างโฟลเดอร์)

6.จากนั้นโปรแกรมจะแสดง Subfolder หรือ โฟลเดอร์ย่อย ที่คุณสร้างขึ้นใหม่

เมื่อต้องการแยกข้อมูลเอกสารต่างๆให้เป็นสัดส่วน แนะนำว่าให้ตั้งชื่อ Folder ใหญ่ ให้รัดกุม เช่น ประชุม , ธุรกรรมการเงิน เป็นต้น เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูลต่างๆ และใน Subfolder หรือ โฟลเดอร์ย่อย นั้นก็สามารถนำเอกสารต่างๆที่เกี่ยวข้องมาใส่ไว้ได้เพื่อให้แยกเป็นสัดส่วนและง่ายต่อการค้นหามากยิ่งขึ้น